机关事务管理部门承担着党政机关及所属事业单位公共设施、公务用车、公共服务等方面的管理职能，其核心是资产管理。在资产管理工作中形成了大量的资产档案，这些资产档案既是资产管理的成果，又是资产管理的依据，属于资产的重要组成部分。资产管理档案工作是机关事务管理部门一项重要的基础管理工作，具有较强的专业性和特殊性，应当引起各级机关事务管理部门的高度重视。本文以常州市武进区机关事务管理中心为例，探讨资产管理档案的主要特点、存在的问题及对策。

一、机关事务管理部门资产管理档案的基本特点

机关事务管理部门资产档案形成于资产管理活动，不同类型的资产管理活动会形成不同门类的资产管理档案。这些不同门类的档案具有以下共同的特点：

（一）来源上的广泛性。档案形成于各项具体工作中，是相关工作的原始记录，属于第一手材料。机关事务管理部门承担着为本级党政机关、直属单位、人民团体等所有单位提供各项公共服务保障任务，其工作内容多、涉及面广，这就决定了机关事务管理部门资产管理档案来源上的广泛性，涵盖了基建管理、房产管理、设备管理、能源管理、绿化管理等各项工作，相应形成基建档案、房管档案、设备档案、车辆档案、能源档案、绿化档案等多种门类档案。

（二）关系上的对应性。机关事务管理部门的资产管理都针对某个特定的资产对象，比如房屋资产管理一般针对某幢房屋，设备资产管理一般针对某台设备，所以资产档案与资产对象之间存在着一一对应的关系，有一个资产对象就必须建立一套资产档案。如武进区机关事务管理中心对161辆区级党政机关派驻车辆、74辆区级事业单位派驻车辆都建立了“一车一档”，对负责管理的40台电梯都建立了“一梯一档”。

（三）构成上的多样性。各种不同的资产管理工作，它们的工作内容、工作方式和工作成果都不同，形成档案的记录内容、记录方式、记录载体等也不同。从记录方式上来看，机关事务管理部门资产管理档案主要有文字材料、图样材料、声像材料等；从记录载体上来看，机关事务管理部门资产管理档案主要有纸质材料、磁性材料、实物材料等。

（四）内容上的连续性。资产管理贯穿于资产使用全过程，具有连续性，资产管理档案形成于资产管理的各个环节，同样具有连续性。比如公务用车档案从车辆基本信息记录到车辆维修记录再到车辆年审记录，电梯设备档案从随机文件到安装调试材料再到定期检验报告，都构成了有机整体，具有一定的连续性。

二、机关事务管理部门资产管理档案工作存在的问题

资产管理档案在机关事务管理工作中起着举足轻重的作用，但是资产管理档案在日常收集、管理、利用等方面还存在着不少问题，主要表现在：

（一）资产管理档案材料收集不齐全。众所周知，归档最重要的是文件材料的齐全完整，需要各单位部门的支持和配合，如果材料收集不齐全，必然会影响资产管理档案的归档质量和利用效果。如在实际工作中，总有一些单位不能按规定要求及时报送办公用房基础信息，统计材料也是久催不报，导致归档材料不全。部分单位对公务用车档案不重视，导致少数公务用车材料不齐全，致使在公务用车制度改革后不能正常过户，影响了公车的正常使用。

（二）资产管理档案没有实行集中统一管理。机关事务管理工作大多按职能分工实行科室负责制，形成的资产管理档案也大多留存在各业务科室。如公务用车档案由车辆与节能管理科保管，办公用房档案由公房管理科保管，都没有向中心档案室移交。分散管理的体制极易造成部分资产管理档案归档不及时、整理不规范、利用不高效，随着人员调离还存在档案材料散失的安全隐患。

（三）资产管理档案信息开发利用不够。机关事务管理部门对资产管理档案信息开发利用工作的重视程度不高，普遍存在“重业务轻档案”的现象。如武进区机关事务管理中心运用全省统一的“公务用车智能化管理平台”进行车辆管理，产生了车辆基础信息、车辆使用调度、历史行车监控等大量档案数据，然而这些档案数据没能得到更多的开发利用，公务用车管理在实际工作中仍主要依靠人工进行管理，管理平台的内能没有得到充分释放。

三、实现资产档案管理规范化的对策

资产管理档案是机关事务管理部门一切工作得以有效开展的基本依据。推进机关事务集中管理，做好公共管理和公共服务等政务工作，打造节约型机关、廉政型政府是新形势下对机关事务管理工作提出的新要求，而要适应新要求，资产管理档案工作就要紧跟新一轮机关事务管理部门改革的步伐，在管理上下功夫。

（一）加强组织领导，完善资产管理档案工作体制。资产管理档案材料的形成来源广泛，需要各级党政机关、事业单位的配合支持，因此做好资产管理档案工作需要进一步加强组织领导，建立健全资产管理档案工作机制，科学制订机关事务管理部门档案管理办法，完善资产管理档案考核监督制度，提高资产管理档案工作重要性的认识。

（二）实行集中管理，确保资产管理档案完整齐全。针对目前资产管理档案分散保存在各业务科室的实际，档案部门要认真落实文件材料归档制度，指导督促业务科室按照要求规范做好资产档案收集归档，并定期向中心档案室移交，切实做到档案的集中统一管理。对不按规定造成档案损失的，单位要依法依规追究有关领导和直接责任人的责任。

（三）强化业务培训，提升档案工作人员业务能力。资产管理档案工作是一项专业性较强的工作，对档案管理人员的综合素质和业务水平都提出了更高要求，档案工作人员要不断强化责任意识、担当意识和使命意识，认真学习档案法以及档案工作标准规范等业务知识，借鉴兄弟地区机关事务管理部门资产档案管理的好做法好经验，不断提高知识水平和业务水平，提升实际操作技能，更好地适应资产管理档案工作现代化的需要。

（四）应用信息技术，提高资产管理档案服务水平。随着社会信息化程度越来越高，档案部门要提高运用互联网、大数据、人工智能等新技术能力，提高资产管理档案数字化程度，建立全文数据库、多媒体数据库，不断丰富电子档案库，提升信息化水平。同时推进各业务信息化系统平台功能优化升级，开发大数据分析等智能化功能，提高资产管理档案服务水平，为机关事务管理各项工作提供更多基础支撑。